orangeitems’s diary

クラウドで働くインフラエンジニアの日々の感想です(ほぼ毎日更新)。



メールに埋もれないための方法。受信トレイに入るメールを減らせば仕事の生産性は必ず上がる。

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依然として仕事では電子メールが中心

これだけインターネットが進化した現在においても、電子メールが仕事の中心である状況に大きな変化がないようです。

 

cloud.watch.impress.co.jp

サイバーソリューションズ株式会社は26日、従業員数200人以上の企業で、主任クラス以上の会社員・経営者500人を対象とした「メールとビジネスチャットツールの利用実態調査」の結果を発表した。調査時期は2018年12月。

 ビジネスにおける連絡手段に関する調査では、全社で利用している割合はメールが96%、電話が95%であるのに対して、チャットは33%とまだ導入が進んでいない状況で、日本のビジネスシーンでは依然としてメールと電話が主体であるとしている。

 会社として公式にチャットツール、ビジネス向けチャットツールを導入しているかという質問に対しての回答の割合は、「全社で導入している」が33%、「一部で導入している」が20%、「導入していないが、検討している」が5%、「導入しておらず、具体的な検討予定もない」が42%となった。

 メールの社内外に連絡する使用頻度についての質問では、割合として平均値で会社内部が66%、会社外部が34%と、会社内部との連絡の方がコミュニケーションをとる頻度が高いという結果となった。

 

この調査結果には結構びっくりしました。たくさんの優秀なツールが生まれ、私の身の回りでもかなり使われているのですが、むしろ少数派のようです。

世の中の会社はIT業界ばかりではないので、こんな結果になっているのかと思いますがそろそろ世の中も進化しなければいけない。わざわざ面倒なコミュニケーション手段を使って仕事を煩雑にして生産性を落とす必要もないのです。

私が心掛けている「受信トレイに入るメールを減らせば生産性は必ず上がる」というテーマを推奨し手見たいと思います。

 

受信トレイに入るメールを、今日の仕事にしよう

ビジネスの世界では、言った言わないが大事なので電子メールが重宝されるのはよくわかります。会議や電話ではうやむやになることがあります。メールはエビデンスになります。国会の統計問題でもメールが話題となっているくらいですから。

基本的に何も設定しなければ、メールは受信トレイに入ります。受信トレイに入ったメールを読んで処理することで仕事が進むのはわかりやすいと思いますしいろんな会社でそうでしょう。

ここで、あるモデル人物を紹介します。若手のA君は、優秀なんですがとても仕事が遅いのです。一つの仕事を見ていると変なことはしていないのですが、どうやら仕事の優先度がおかしい。一方で大事な仕事に抜けがあります。なぜなんだろうと思って後ろからA君のパソコンの操作を見ていたのですが、大事なことに気が付きました。

「受信トレイ(1890)」

と表示されています。1890とは何か。未読の件数です。つまり彼は未読のメールを貯めこみ、ある時は無視し、フィーリングで日々処理していたのです。これは実話です。毎日受信トレイを既読にして仕事をする方には信じられないと思いますが、このような方を何人も見たことがあります。総じて、仕事にムラがあるのです。

私は何とか彼に事細かに指示して立て直したのですが、その内容を紹介します。

 

メールマガジンは自動振り分けで除外

読んでいないメールの半分以上はメールマガジンです。私でもほとんど読んでいません。でも解約するのも面倒ですよね。しかも、Webの技術記事は会員登録必須なものも多いです。したがって解約するより、自動振り分けでメールマガジン用のフォルダに振り分けし、受信トレイに残さないように指示しました。私はそのうえで自動で既読にしていますね。メールマガジンを作って配っている仕事に関わっている人もたくさんいらっしゃると思いますが、私にとっては仕事上のノイズとしか思っていません。

 

コンピューターが作ったメールは自動振り分けで除外

この作業が非常に重要です。メールといっても人が書いていないメールがあります。サービス監視用のメールや、BOTのメールがあります。何か条件にあてはまると自動でコンピュータが文章を作成しメールを送ってくれます。これは開発した人は便利だと思うのですが、「受信トレイ」には入ってはいけません。受信トレイやあくまでも、人間が自分に対して何かを伝えようとしているものだけにした方がよいです。監視メールなどロボット系のメールは別のフォルダにして、区別するべきです。

なぜなら、非常時はそのフォルダが急に未読数が激増するためです。トリガー系は平常時は全く来ないのですが、非常時でかつ長期化するとどんどん未読メールが積みあがっていきます。受信トレイにこれがあると大事なメールが埋もれてしまいます。一方で積みあがる理由は一つですから、それさえ解決すれば全部いっぺんに既読にできます。

あとは、定期的に届く「・・曜日です、・・の処理をやってください!」みたいなメールは無駄極まりない。スケジューラーの通知機能で管理するべきだと思います。

 

社内メールを根絶する

チャットが既に全社的に利用できることを前提とします。

そもそも、なぜ社内ではメールではなくチャットが良いのでしょう。これは、基本的に会社に来てるんだからメールしてくるんじゃないよという魂の叫びです。同じ社内にいるからこそ、直接の指示や相談・会議・電話ができるのです。私は基本的に、社内でメールを送ってくる人がいたら、問い詰めます。私の時間を奪うなと。直接会話すると要件以外にもいろいろと情報交換ができていいこと尽くしです。ちょっとの情報であればチャットで十分です。知ればいいだけですから。また技術情報などの交換もメールに残す必要はなくその時わかればいいのでこれもチャットです。

先の調査でも、社内メールの割合の方が断然多いという結果が出ていますので、ここはもう社内メールを断捨離してしまえば、A君の仕事は非常にシンプルになるだろうと考え指導しました。

 

処理するメールはフォルダに振り分けない

フォルダ振り分けでやってはいけないのが、「・・部長」のようなフォルダです。部長のメールは大事でしょう。それなら受信トレイに置くべきです。人が処理するメールは受信トレイにあるべきです。優先度を落とすためにフォルダがあると思った方が良いと思います。受信トレイにないメールで優先度の高いメールがあると、絶対に見逃します。効率が悪いです。

 

受信トレイの未読はその日のうちに全部処理する

次の日にかかるメールは、それはもうスケジューラーの領域です。数日かかる仕事として管理しなければいけません。そうすることでマネージャーにも仕事を持っていると伝わります。

A君の最もまずいところとして、雰囲気で仕事をすることです。優先する仕事があればそれを周りにアピールして他の仕事をブロックするべきですし、もっと優先する仕事が割り込んだらその時点で相談するべきです。

電子メールで中期的なタスク管理をしてはいけません。どうしても新しい未読メールに目が行きがちです。すぐ終わる仕事はどんどん既読にしていきつつ、時間のかかる仕事を並行して取り組むのがお勧めの仕事法です。もし集中するべきで、かつ他の仕事をシャットアウトする覚悟があるなら、メーラーを開くべきでもありません(それができれば、周りの協力も必要)。

 

受信トレイに届くメールを極限まで減らしたら

最後にやることです。私はこの状態で、受信トレイにメールが着信したらスマホで通知するようにしています。ここまでやってもくるメールは大体は大事なメールです。すぐに対応することでメールを送付した社外の方からも大好評です。

 

まとめ

ビジネスの場でメールは、大事な営業窓口です。営業窓口にノイズがどんどん入ってきたら商売あがったりです。また、自社の人間が営業窓口から入ってくるなよと、普段から睨みを聞かせます。ダイレクトメールは自動でポイ。極限まで自動化して、後に残るメールをその日のうちにハンドリング。長いものはスケジューラーへ。

もし、たくさんの電子メールで埋もれて、日々の仕事の効率に悩んでいる方がいらっしゃればご参考頂ければと存じます。