orangeitems’s diary

クラウドで働くインフラエンジニアの日々の感想です(ほぼ毎日更新)。

営業担当は社外イベントをたくさん見に行くべき

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はじめに

私は技術者ですし営業を直接やっているわけではないのですが、自社の営業部門が作るプレゼンを見るとかなり不満があります。もうずっとパワーポイント文書のデザインが変わらないまま使いまわしているのです。

技術者においてはいろいろな技術向上を常に行って最新化に努めているのですが、なぜ営業部門はそのコア技術となるパワーポイント文書の作成ノウハウを更新しないのでしょうか。

結局はそのパワーポイント文書をレビューして技術者が更新しなければいけないのですが、技術以前の問題じゃないかなあと思ってしまいます。

営業担当に求める最低限のパワーポイント文書作成のクォリティーをまとめてみます。

 

せめてこれだけは整えて、プレゼンテーション文書

 

タイトル

ブログを1年半運用して痛いほどわかりました。

タイトルは文書の半分以上の役割を果たします。

ブログもプレゼンテーションも、読み手が興味をもって読んでくれなければ意味がありません。タイトルで読み手のモチベーションを喚起します。タイトルが意味不明だと中身に手が届きません。また、タイトルと中身が一致しないと読み手の信頼を裏切ります。このベンダー二度と使わない。一緒に仕事してもオーダーしていないものが届くのでは。そんな不信感を持たせます。

タイトルに魂を込めてほしいです。読み手の興味をそそり、かつ中身と正確に一致するタイトルを。

 

箇条書きのスタイル

過去の資料をコピーアンドペーストしたような資料にありがち。

箇条書きのマークが「■」だったり「◆」だったり「・」だったりして、文書全体で整っていないケースです。また色が違っていたりすることもあります。

サブリミナルに雑です。全部整えましょう。

技術的でもなんでもないのですが、読み手に雑さは伝わります。

きっちり全部揃えましょう。

 

ですます調か、である調か

文書全体で、ですます調にするかである調にするかは統一しましょう。

というより、提案資料にするのであれば基本的にはですます調ですよね。

箇条書きで体言止めをするケースもありますが、その際は句点(。)をつけるかどうかも統一してほしいです。

 

かっこ書きが多すぎないか

いろんなことを言いたくなると、ついついかっこ書きが増えてしまいます。

・クラウド化によるコスト削減 (ハードウェア保守費用など)

と言う具合にです。濫用し過ぎると文章が非常に読みにくいです。

かっこ書きを減らす努力をしましょう。

 

色をむやみに使わない

意味のない色は無駄に読み手の認知を披露させます。

・機能性 → 便利に
・可用性 → いつでも使えることは大事
・簡便性 → 誰でも使える

色を付けてみましたけど、それぞれ色に意味はないですよね。

こういう色の使い方はやめてほしいです。強調したいならそこだけ色を付ければよい。

また、色もテーマカラーを決めてプレゼン全体で2~3色に留めるべきです。

カラー使い放題だからと言って、絵本のようなプレゼンが乱造されていて食傷気味です。

 

小さい字を使うな

画面に表示する場合でも印刷でもそうなのですが、字が小さいと読まれません。

読むのも大変です。

ページを分けるか、別ドキュメントとしてまとめるか。

プレゼンで8ポイントとか10ポイントとかいう文字を使う人はダメです。

しゃべることを全部書き込もうとするからそうなるのです。大事なことを書き漏らさない。大事でないことはプレゼンではなく別資料などにしてください。

 

アニーメーションはいらない

アニメーションを使うのが大好きな人がいますが、作成に時間ばかりかかる割には効果が少ないと思います。どうせ印刷すればアニメーションなど使えないわけで、中身のないプレゼンテーションに限ってアニメーションが組み込まれている印象があります。

そんな時間を使うくらいなら、中身を充実させてほしいです。

 

構造を考えて

プレゼンテーション文書が数十ページになるケースは多いのですが、だらだらページの続く文書は最後まで読まれません。

まず初めに、提案機会を頂いたことのご挨拶。

それから、提案骨子を一ページでまとめます。どんな文書なのかを冒頭にまとめます。これが抜けていると何の文書なのかわからないのです。また、提案の中身を事細かく書くのはやめてください。後段を読めばわかるのですから、まずは簡単に誰でもわかる程度で骨子を書くのです。

次に、提案骨子の内容について、一つずつ章立てて書いていきます。今どの提案の内容なのかはタイトルを工夫するなどして読み手に分かるようにしてください。小タイトルのプレゼンページを挟むのも手でしょう。

最後に提案にかかるコストを表現します。コストについては読み手が一番知りたがることなのですが、頭に出すと「高い」だの「安い」だのうるさいです。これは最後に持っていくべきで、安くしたいなら提案骨子のうちどの機能を削りますか?みたいな話に持っていけるのでお勧めです。

ここでプレゼンテーション資料は終わりですが、補足資料として一般的な技術資料を付けてもいいとは思います。提案と直接関係のないページはまとめて後ろに持って行って、プレゼンでの質疑応答で必要に応じて紹介していけばよいでしょう。

ということで、ちゃんと構造を考えて資料を作ってね、ということです。

 

まとめ

ということで、せめてこれぐらいはクリアしてほしい、というプレゼンテーション文書のチェックポイントをご説明しました。

私は営業担当ではないのですが、どこでこういうチェックポイントを身に着けたかというと、外からの売り込みや社外イベントでのプレゼンテーションです。

最近は特に、ダークモードのプレゼン資料が流行していますね。黒バックや青色を中心に使い、白文字を使います。そういう最新のトレンドを身に着けるためにも、営業担当は社外イベントにたくさん通うべきです。社内とお客様とを往復しても全然そんな刺激は得られません。

GAFAのプレゼンテーションを見ると、世界最先端のプレゼンが見られ流行を作り出しているように見えます。特にAppleの故スティーブジョブズ氏が作り出したプレゼンテーションは今のトレンドにつながっているなあと思います。

技術者としてはできれば、技術に注力したいところですので、営業担当にはプレゼンテーション文書作成という営業スキルを磨き上げてほしいなあという願いもこめて、まとめとしたいと思います。