メールの本当にだめなとこ
この記事を見かけてですね・・。
では、「読みづらいメール」とは、どのようなものかというと、
・1行の文字数が多い（30文字以上）
・空白の行がない
・改行がない
・文章が5行以上続く
・箇条書きにすべき事柄が文章で書かれているという特徴があります。
日本ビジネスメール協会という組織があるのが驚いたのですが。
0.1秒で脊髄反射で答える。
「メール使うなよバックログ使いなさい」と。
このメール指導に、6ページも使っているという・・。
バックログにするといいところ
相手は読んだ？
とりあえず、こんなに指導を受けて送ったこのメール。
相手が読んだかどうかどうやってチェックするんでしょうか。
メールの本文的には会議をするくらいお得意様っぽいので、バックログの使い時ですよ。
ステータス管理と期限管理もできます。
メールは、バックログ更新の通知のために使います。
メールだとチェックできないことがある
メーリングリストでやり取りしている場合にはマネージャーにも届きますが、個人メールだとわからない。メールに齟齬があったかどうか誰もわからない。
メーリングリストにすると、個人の受信トレイに関係ないメールも届く。
そもそもメールって、チームプレイに向いてないんですよ。
バックログならチームメンバーで全ての更新が確認できますからね。
複数の要件がメールに書いてある
また、もう一つ気になることが。
・「会議の制約」の調整
・打ち合わせの日程調整
この2つが同一のメールに表現されていること。
バックログならスレッドが２つになります。
メールでの仕事は、複数の要件が一つのメールになっていることも多く、返信するときの書き方が難しくなる特徴があります。
これが2つならまた管理できるでしょうが、3つ、4つという場合もあります。
ダメです。
フッターいらんやろ
まだ、・・様、お世話になっております。・・です。のヘッダー部分はバックログでも使ってもいいと思うんですよね。即返答なら・・様だけでもいいけれど。
毎回、フッターで会社名や住所、電話番号付けるのって本当にストレージのムダ。
後で書き直せない
バックログって、後から本文書き直せるんですよ。
そして自動で変更履歴が残る。
私はプロジェクトの変更を全て理解していて、変な文章をお客様に送る人がいようものなら、時速400キロでその人に近づいて修正させます。
そこで、意図の齟齬が起こって、プロジェクトに火が付きだすんです。
文章力を磨くのはメールもバックログも同様
一方で、中に書いてある「日本語の組み立て方」はメールもバックログも同じです。上記の引用記事は、その点では正しい点が多いです。メールじゃないやろ！っていうこと以外は参考になると思います。
ですから、バックログで行われるすべての文章に気を払い、自社からお客様へのクオリティーは最高品質に保つ。これを行うと、お客様が乗ってくれて、高いプロジェクトマネジメントを実行できます。
だって、自社の文章が最高品質だったら、お客様の文章が低レベルだと目立ちますからね。
メールだと、そのあたりの衆人環視的な圧力が使えない。
で、齟齬の後に、「電話してくれないとわかんないよ、メールは読むかどうかわかんないしさ」だって。なんでやねん。
ということで、まだまだ日本の会社、メールで疲弊している場所はごまんとあると思います。また、バックログやRedMineなどの課題管理ツールも、使いこなせていない現場も多いかと思います。
認識の齟齬、言った言わない、やったやらない、いつまでにやるか、優先順位、誰がやるか、そんな管理が全てできるツールはもはや存在しています。さっさとデファクトスタンダードになることを望みますね。
