orangeitems’s diary

クラウドで働くインフラエンジニアの日々の感想です(ほぼ毎日更新)。



バックログ使おうよ、仕事がダメな人はメールを使うところがイケてない。

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メールの本当にだめなとこ

この記事を見かけてですね・・。

 

toyokeizai.net

では、「読みづらいメール」とは、どのようなものかというと、

・1行の文字数が多い(30文字以上)
・空白の行がない
・改行がない
・文章が5行以上続く
・箇条書きにすべき事柄が文章で書かれている

という特徴があります。

 

日本ビジネスメール協会という組織があるのが驚いたのですが。

0.1秒で脊髄反射で答える。

「メール使うなよバックログ使いなさい」と。

 

backlog.com

 

このメール指導に、6ページも使っているという・・。

 

バックログにするといいところ

相手は読んだ?

とりあえず、こんなに指導を受けて送ったこのメール。

相手が読んだかどうかどうやってチェックするんでしょうか。

メールの本文的には会議をするくらいお得意様っぽいので、バックログの使い時ですよ。

ステータス管理と期限管理もできます。

メールは、バックログ更新の通知のために使います。

 

メールだとチェックできないことがある

メーリングリストでやり取りしている場合にはマネージャーにも届きますが、個人メールだとわからない。メールに齟齬があったかどうか誰もわからない。

メーリングリストにすると、個人の受信トレイに関係ないメールも届く。

そもそもメールって、チームプレイに向いてないんですよ。

バックログならチームメンバーで全ての更新が確認できますからね。

 

複数の要件がメールに書いてある

また、もう一つ気になることが。

・「会議の制約」の調整

・打ち合わせの日程調整

この2つが同一のメールに表現されていること。

バックログならスレッドが2つになります。

メールでの仕事は、複数の要件が一つのメールになっていることも多く、返信するときの書き方が難しくなる特徴があります。

これが2つならまた管理できるでしょうが、3つ、4つという場合もあります。

ダメです。

 

フッターいらんやろ

まだ、・・様、お世話になっております。・・です。のヘッダー部分はバックログでも使ってもいいと思うんですよね。即返答なら・・様だけでもいいけれど。

毎回、フッターで会社名や住所、電話番号付けるのって本当にストレージのムダ。

 

後で書き直せない

バックログって、後から本文書き直せるんですよ。

そして自動で変更履歴が残る。

私はプロジェクトの変更を全て理解していて、変な文章をお客様に送る人がいようものなら、時速400キロでその人に近づいて修正させます。

そこで、意図の齟齬が起こって、プロジェクトに火が付きだすんです。

 

文章力を磨くのはメールもバックログも同様

一方で、中に書いてある「日本語の組み立て方」はメールもバックログも同じです。上記の引用記事は、その点では正しい点が多いです。メールじゃないやろ!っていうこと以外は参考になると思います。

ですから、バックログで行われるすべての文章に気を払い、自社からお客様へのクオリティーは最高品質に保つ。これを行うと、お客様が乗ってくれて、高いプロジェクトマネジメントを実行できます。

だって、自社の文章が最高品質だったら、お客様の文章が低レベルだと目立ちますからね。

 

メールだと、そのあたりの衆人環視的な圧力が使えない。

で、齟齬の後に、「電話してくれないとわかんないよ、メールは読むかどうかわかんないしさ」だって。なんでやねん。

 

ということで、まだまだ日本の会社、メールで疲弊している場所はごまんとあると思います。また、バックログやRedMineなどの課題管理ツールも、使いこなせていない現場も多いかと思います。

認識の齟齬、言った言わない、やったやらない、いつまでにやるか、優先順位、誰がやるか、そんな管理が全てできるツールはもはや存在しています。さっさとデファクトスタンダードになることを望みますね。