マルチタスクのこなし方

 

情報処理の仕事は、マルチタスク、つまり複数の仕事を同時にこなすような場合が日常茶飯事。ただし、できるだけしないほうがいいとは思っている。ミスが増え、パフォーマンスが下がるからだ。AとBとCを同時にやるくらいなら、Aを終わらせて、Bを終わらせて、その後Cを終わらせるのが最も無難だ。しかし、そうもいかないだろう。Aは待ち状態。待っている間にBをやろう、Cをやろう、となってしまうのである。

最も気を付けるべきは、「優先順位にかかわらず早く終わることを優先すること。」だ。これが意外とできていない。みな、重要そうで関心のたくさんあることを先にやりたがる。その課題が、思考力や試行錯誤が必要なら時間がかかってしまうのだが、その分別の仕事が溜まっていく。これをスタックするというが、仕事が後ろに溜まればたまるほど集中力は削がれるし、だんだんとその後ろに溜まった仕事の優先度が高まってくる。まだですか?、と催促も来る。

だから、いくら重要だと言っても時間がかかることが予想される場合、まずすぐ終わる仕事を消すこと。すぐ終わるんだからすぐ終わらせればいいのだ。そうすれば重要な課題に集中できる。つまり、重要な課題のためにもなる。すぐできることをさっさと消していくこと。これがまず重要だ。

次に、パソコンの使い方だ。いくらマルチで仕事をしているからといって、複数の仕事の資料を出しっぱなしではいけない。1つの仕事をやる上で必要なものだけを開いておくこと。仕事を切り替える時には、前の仕事の資料は閉じること。

今ではパソコンのメモリーも無尽蔵にあるので、ブラウザーのタブをたくさん開く人もいるが、あれは結局どこに何があるかわからなくなるし、間違えのもとになる。マルチタスクこそ、必要なものしか目の前に置かない、という工夫が必要になる。いろんなものを開いておくことで脳が情報をフィルターしなければいけなくなるが、これがパフォーマンスを落とす。いわゆるノイズが多い、と言う話である。

三つ目に、マルチタスク状態になったときには、必ず、何のタスクを持っているのかを定義しておいたほうがいい。思いつくままにやるときっと、抜けが出たり優先順位を間違えたりするし、どれからやっていいか迷いが出る。まず仕事を始める時に、自分がどんな仕事を持っているか書き出して、例えば人にできそうなものは振ってしまうのも手である。マルチタスク状態はできるだけ避ける。自分も他人も。それぞれが仕事に集中できるようにするが、それでもどうしようもない場合は、全体の把握が大事となる。

だいたいにおいて、頭に血が上った時に優先順位がつけられなくなるので、もーいやだ、となったときに一度休憩を取ってみるのもいい。どうせ人間、ある時間において仕事は1つしかできないのである。落ち着いて、順番を付けなおし、やや行き詰ったときは、優先度は高くなくてもすぐ終わるものを持ってくるのもよい。

ということで、これぐらいのことを頭に置いてマルチタスクをしていくと良い。それでも厳しいときはやってくるのだが、そういうときはあきらめも肝心。一つずつやっていくしかないなぁって。その観点が最後は大事。焦ってもろくなものは作れない。