タスクをこなしてくれる人はたくさんいる。手順を渡せばだいたいやってくれる。
— orangeitems (@orangeitems_) October 13, 2023
でも、乗り越えないといけない課題に取り組んでタスク化してくれる人はなかなか見ない。
前者は仕事を渡さないと暇してる。
後者は仕事を渡さないと自分で考えて提案すらしてくる。
前者は人手。後者は人材。
仕事に行くと、これやって、あれやって、となるけれど、この「これ」「あれ」がタスクだ。タスクは達成目的が決まっていてこなすと完了になる。タスク管理ツールにはタスクをたくさん登録し、終わったら完了にする。完了にすると消える。そうやってタスクをうっかり忘れないように管理するツールはどの職場にもあるだろう。
ただ、もっと広い視野で見るとこの、タスクには気を付けなければいけないことがある。
・そのタスクは、本当に価値のあるものか。やらなかったとしても誰も困らないものではないか。当初は意味のあるものであったが時間が経ち、形骸化した目的ではないか。
・タスクには重要度・緊急度と言った性質があるが、やる人が意識していないとチームが困ることがある。例えば、一番重要なことを全てのタスクの最後にやると、その完結を待っていた人が困る。
・あなたがなぜそのタスクを持っているのかについて、合理性があるか。隣の人は何もタスクを持っていないのに、偏って持ちすぎていないか。その場合に、自分の効率が著しく落ちることはないか。
・タスクが完結したことをチームに伝え、完了したことが他のメンバーに伝わるようになっているか。終わったことが自律的にメンバーに伝わる仕組みが望ましい。
普段、私が気にしていることそのものだが、あまりこの辺りを考えない人もいる。目の前にタスクが積みあがるだけで効率や品質が悪くなる人もいる。仕事が偏って、特定の人だけ青くなっているケースもある。
仕事全体は元々タスク単位で分割されておらず、開始時点でスケジュール表を作る。WBSという名前でIT業界では言われやすい。初めからタスクを並べるのではなく、大枠のスケジュールを決めていく。その大枠の詳細度をどんどん上げて行って最後にはタスクに行きつく。タスクの開始日・終了日をある程度精緻に決めて、あとはタスクをスケジュール通りにこなしていくという算段である。
経験が少なくチームに入ると、タスク単位しか見えない。とりあえず目の前のタスクを頑張ろうとその完結を目指す。類似のタスクを繰り返しこなし、一人である程度できるようになると新しいタスクを振られる。いくつかの種類のタスクをこなせるようになると、次は複数のタスクを同時に任せられるようになる。シングルタスクからマルチタスクへ進化する。
ここまでは、タスクの重要性より、１つ１つを正しく素早くこなすことが求められる。優先順位も指導を受けながらとなるので、あまり視野の広い考え方をする必要はない。
だんだんと知っているタスクばかりになってきて、全体の流れが気になるまで成長できたとする。そうするとリーダーやマネージャーから呼び止められ、全体のタスクをどうさばいていくか、という課題を相談されるようになる。
何が重要・緊急なタスクなのだろうか。
・誰もやったことがない（成功すると実績と手順が手に入るから価値が高い／手順がないので未知の問題があるリスクがある）
・そのタスクが完成するのを待っている人がいて、何らかの理由で急いでいる
・失敗すると大きな問題が起きることがわかっている
こういった懸念を、各タスクを管理するマネージャーやリーダーは、事前に察知し、誰がそのタスクを担当するか、体制や必要な準備を整えないといけない。
おそらく会社の組織の中で、半分以上の人は「タスクをこなすだけの人」なんだと思っている。そこから、認められた人がWBSに関与するようになる。自分が全部タスクをこなすのではなく、適材適所に配りながら、そして重要な部分は自分が関与するような頭の使い方をするようになる。
だからこそこの話をしてみた。仕事を、目の前のタスクをこなすという視野だけで見ている人は、上には行けないと思う。プロジェクトの目的全体を意識しながら、自分のタスクを見ていくと、同じ仕事をするにしても、得られるものが随分違ってくる。
