orangeitems’s diary

クラウドで働くインフラエンジニアの日々の感想です(ほぼ毎日更新)。

メールは既にコミュニケーションツールではない

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メールの返信はいつ?

違和感大あり。メールの返信についてのトピックです。

 

togetter.com

 

メールはすぐに返信する方が良い、これは本当でしょうか。

私の考え方を書いてみます。

 

考察

そもそも、メールを返信するという言葉には、非生産的なアクションが隠されているのにお気づきでしょうか。

メールに返信する、ということは、何かの指示や依頼、質問や問い合わせがメールに書かれていて、これに対してメールで返事をするということですよね。

メールって、現実の世界で言えば手紙のやりとりをデジタル化したものです。古くは1990年代からビジネスで使われています。

技術の仕組みとしてはレガシーという言葉にふさわしいものです。今や、メッセージングアプリケーションはたくさんリリースされています。

また、メッセージングアプリケーションとは別に、課題管理ツールもたくさんリリースされています。redmineやbacklogなどが有名ですが、それでなくてもたくさん、情報交換をスムーズにするツールがリリースされています。

いつまで・・メールで仕事しているのか・・。

いや、それは語弊のある書き方です。私はGMAILを仕事でもプライベートでもゴリゴリに使っています。ヘビーユーザーです。

でも、メールで返信なんて、めったにしませんよ。

メールはあくまでも「アラート検知」にしか使っていません。メールボックスにどんどんメールは届きますが、95%は人間以外から来ます。職業柄監視システムからのアラートは多いですが、課題管理ツールの通知、メッセージングアプリケーションからの通知。企業からくる取引通知メール。通知・通知・・、これをGMAILのフィルター機能で自動振り分けしています。そして振り分けに引っ掛からないメール、これが人間から来るメールなのでこれだけ受信トレイに入れて、見逃さないようにしています。

通知、を最適化するためにメールは使う。そして、メールでそれでも連絡してくる人は、メッセージングアプリケーションなり、課題管理ツールに招待します。

こういうことをずーーっと続けていくと、基本はメールでコミュニケーションは無くなります。

メールって、コミュニケーションツールとしては大変不便です。一方で、幅広く人々に利用が広がっていてあると便利です。このバランスを考えると、ヘビーにコミュニケーションツールとして使う人がまだまだいるのはわかりますが、生産性の低い仕事の原因になりがちです。

何かの問い合わせに対して即時にレスポンスを返すことに価値があるということは認めますが、実際にその回答に正確性があるかどうかは非常に重要になってきます。返せばいいというものではない。メールのスレッドを重ねていくと、話が逸れていき、タイトルと全く別のことが延々と同じスレッドで語られ、「re:re:re:re:re:re:・・・の件について」なんてことになったりしませんか?。自分も相手も即レス主義だと、あっという間にスレッドはどんどん伸びていきます。そしてスレッドを分けるということに全くメールは向いていないので、いったい何が問題なのかわからなかったり、的が外れたり、もしくは処理を忘れたりしてしまいます。

すぐに返すことにばかり集中すると、肝心の問題解決に対して余計な負荷を与えてしまうのがメールの限界です。ブレーンストーミング的なコミュニケーションならチャットやWEB会議が向きますし、課題管理が必要なら、課題管理ツールが必須です。

 

まとめ

ということで、メールをまだコミュニケーションの手段として使っているような記載を見るたびに、いい加減そういう昔な仕事の仕方は改善していくべきと思います。

結構企業間で全然文化が変わってくるので、最終的には業績の差にまで出そうな話だと思われます。

まだウチはメール、電話、FAX、なんていう悩みがあるのならば、このデジタル化が急に国家的な課題となってきた時期に、見直しをするべきだと思いますがいかがでしょうか。

 

www.nikkei.com

政府は20日、行政の電子化に向けた新たな「デジタル・ガバメント実行計画」を閣議決定した。2024年度中に国の行政手続きの9割を電子化する方針を明記した。求人・求職や旅券(パスポート)の申請など約500の手続きの電子化に向けた工程表を示した。行政手続きの原則電子化を掲げたデジタルファースト法の施行を受け、実行段階に移す。