誰かに説明しなければいけないこと、というのは仕事をしていてたまに発生するのだけど、結構コツみたいなものがあると思う。誰かに任せた時、ああここを気を付けてほしいな、なんてことがある。
まずは聴く姿勢
相手の話を遮らないで、ひとまず全部話を聴こうとするのは大事。間違っている、と思ったら手元にメモして、後でまとめて指摘する。毎度毎度気になるたびに相手の話をさえぎっていると、相手が不快感をおぼえるので注意。
主張することも大事
会議の時間を逆算して、これだと私が話す時間がない、と思った場合問答無用で遮る。遮ったら、後は話したいことをワンタイムで全部話すようにする。この部分で長く時間を取ってはならず、コンパクトかつ漏れなく話すこと。これが一番難しいが必要である。
主張しないと、会議の時間全部相手に使われて、反論できなくなったら最後、間違っていても従わないといけなくなる。
まとまらないなら、後で文書でください
相手のもやもやが会議中でまとまっていないときに、その状態に巻き込まれると何のために会議したのかわからなくなりがち。その場合は、一通り聴いた後は会議終了後に相手に考えをまとめてもらい文書でもらうようにしている。
そもそも会議に臨む前にまとめてきなさいよ、とは思うが、相手の立場もあるのでそこはグッと我慢。
即答は高価値
持ち帰ります、は常とう手段なれど、その場で解釈しすぐ回答を返せると相手の満足度を思いのほか上げる。大企業とお付き合いするとセクショナリズムが強くて、持ち帰りになりやすい。もし、できるなら、即答力を見せつけられれば相手の評価は上がりやすい。私は随分これで得をした。
もちろん、間違えばっかりだったら逆効果だけどね。
説得してはならない
説得、なんて概念が出てくるときは相手を説き伏せようとしている意図をはらむので、達成したとしてもろくなことにならない。あの業者は嫌だ、我が強すぎる、みたいなことも言われがちだ。基本の考え方はこうですね、後は従います、というわきまえた態度が客商売には必要で、そこを踏み外して嫌われるということはよく起こりえる。
相手が無反応なのは良いこと
基本は説明する会議の対面は、何か言ってやろうとやる気満々なので、もし一通り説明して何も返ってこなければ、全て懸念をつぶしたことになる。
そうでなければ、もやもやがまだ残っているが言語化できていない状態なので、その会議でできることはあまりない。
まだまだ油断できないが、まずは変な反応が返ってこないだけよし、とするべきである。
ゆっくり、はっきり
私はもう何度も何度も人前で話したので慣れたが、話すときには早口になりがちだ。説明するべきことはたいてい複雑なのでわかりにくい。
原則としてゆっくり話す。そしてはっきりと。文は短い方がいい。抑揚をつけて話すと相手は聴きやすい。
このトークスキルのようなものはITの世界では言語化されていないことが多いが、結果的に「コミュ力」みたいなもので抽象化されてしまっている。
あたかも、人格のようなどうしようもないレベルの話にされそうだが、これはテクニックでカバーできる。何せ、ゆっくりはっきりしゃべればいいんだから、やらない手はない。
＊＊
これぐらいだろうか。まったく技術的な話ではない。相手との駆け引きもふくめて、説明すると言うのはスポーツ的なものがある。うまくなれる。しっかり頭に入れて臨めば一定の効果があると思う（私の経験から）。
