orangeitems’s diary

クラウドで働くインフラエンジニアの日々の感想です(ほぼ毎日更新)。

課題管理ツールをうまく使えない人の特徴

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課題管理ツールの使い方が下手な人

課題管理ツールをものすごく使っていて、これ無しでは仕事にならない、と言うほど仕事の中心なのだけれど、一緒になって仕事していると「これは使い方が下手だな」と他人に思う時がある。そういう人っておそらく、仕事の仕方がまずく、特にデジタル中心になると周りの人にとって、とても仕事がしづらいと思われがちになるのではないだろうか。

私の観測範囲でそういう人の特徴を書いていく。

 

 

うまく使えない人の特徴

期限を守らない

新しい課題のためにスレッドを作成するのだが、「期限日」に何も書かれていないケース。これでは、このスレッドはいつまでに解決しなければいけないのかがはっきりしない。

これは、仕事に対する考え方の甘さである。期限のない仕事など、ない。もし期限がなくいつかやっといて、という話だと、いつまでも実施されない。そんなタスクをいくつも見たことがある。タスク表にいつまでも残る仕事のようなもの。しかし、期限を設定しないおかげでいつまでも実行されない。それはおそらく仕事ではない。

仕事でないものを課題管理に乗せる必要はない。必ず期限を決めそれを遵守することが仕事の基盤のように思う。期限は必ず設定するとともに、守ろう。

 

担当者を設定しない

その課題は、今誰が担当者なのか。これを設定せず自由にコメントを書く人がいる。言いたいことは分かった、で次に誰が何をしなければならないのかい?。つまり、問題を評論家的に論じて、どう行動すべきかは誰かが考え、自然に解決されるとそう思っているのかい?。と疑問を投げかけたくなるときがある。

仕事は必ず担当者を決めることと、何をするべきなのかを常にはっきりさせること。もしそれが実行できないとしたらちゃんとそれを表現すること。

これって、もはや仕事の基本のようなものだが、それができていない人は課題管理ツール上でもできていないから、仕事ができるふりなどはできないものである。

 

一つのスレッド上にたくさんの課題を書く

二つも三つも、もしくはそれ以上の課題を箇条書きに並べる人がいる。私は一つ一つほどいてスレッドを立てる。一つのスレッドで複数の問題を抱えると、全部解決しないとスレッドがクローズしない。そして、長編スレッドになってしまい、全体として何を課題としているかどんどんわかりにくくなる。

ゴールを決めないと、プロセスも迷路になる。そして、期限も決められないし、複数の課題が複数の担当者で実施されたりして、その人たちが一つのスレッドに同時に書き込んでわけわからなくなる姿を何度も見て来た。

スレッド作るとお金取られるわけじゃないんだから、どんどんちぎろう。一課題一スレッドにしよう。

 

返事が遅いか、しない

スレッドを立てて質問してきたのにもかかわらず、回答しても、「ありがとう」の返事もない。投げっぱなし。スレッドを完了にもしない。

そういう人の仕事は信頼をされない。

あいさつができない人は、課題管理スレッドでもコミュニケーションができないことが可視化されてしまうのだろうか。

デジタルコミュニケーションの場では、レスポンスタイムがとても速い人もいれば、のろのろの人もいる。それが課題管理ツールで可視化される。

とにかく反応してくれ、と思う。何か得たらお礼ぐらい言おうよと思う。普段でもそうなんだろうな。

せっかくこちらは瞬時に回答したのに、何も返答もないし、完了にもしない。スレッド放置。

 

タイトルが不適切

スレッドに書く内容は、タイトルの内容に限定しよう。

どんどん話がずれていく人がいるが、それって、仕事の仕方が気分屋でとっちらかっていて、ただただ自分本位ではないか。

課題管理ツールを使えば、情報が処理されるわけじゃないんだ。処理した情報を整理しやすいのが課題管理ツールだ。

全く処理をする気が無い人が、そのツールのルールや作法を守らずに勝手に振る舞えば、もうカオスな掲示板にしかならない。

タイトルの付け方も大事だし、そのスレッドをタイトル以外の情報で汚さないのも大事だよ。

 

国語が下手

書いてある日本語が、日本語なのかよ、と思う時がある。

それって、国語が不自由であることの見える化だ。

いや日本語が無理なら英語でもいいよと思うけれど、とにかく言語がなんであれ、伝わらない言語しか持っていないと仕事のしようがないではないか。

それがはっきりするのも、課題管理ツールの好きなところだ。変なことを言おうものなら証拠が残る。

国語が苦手なら、読書するなりなんなり努力するしかない。もしくは言葉を使わない仕事に就くべきだとドライに思う。

 

 

まとめ

課題管理ツールの使い方を教えることは、仕事の仕方を教えるのと結構似ている。

ところが、結構な人が使いこなせていない。つまり、仕事の仕方についてまだまだな人は結構いて、しかも結構年配な方ができていなかったりする。

つまり、特にデジタルの世界においては仕事の仕方が研ぎ澄まされてきたのがここ最近で、これについていけない人が「仕事ができない」とされているような気すらしている。

デジタルを使って情報処理しながら仕事を進めていくというのは、どの仕事でも今後は同じだろう。まだ、付箋紙を使ったりノートに書いたりと、アナログな人も大変いるんだろう。しかしそれではよろしくない。もう少ししたらデジタルネイティブな若者の方がむしろ仕事ができることになってしまうだろう。

難しいことは何一つないのだから、課題管理ツールをすべての人が学び仕事を洗練させてもらいたい。毎度、人に指導するたびにそう思う。