朝、会社に来てみたら、仕事がたくさんあるということは良くあることですよね。最近はテレワークの人も多いので会社に来るというのもフィットしないかもしれないですが、何しろ始業したら、仕事がたくさんある。こういうときどうするか。何が溜まっているのか書き出します。いわゆるタスク管理。タスクがたくさんあるということを見える化します。ここまでは、多分誰でもやっていると思う。付箋紙を使って書き出す人もいて、デスク中付箋紙って人もいますね。セキュリティー的に、机の上に仕事の内容を張り出すっていうのはあまり好まれないので、ITの世界ならデジタル的にタスク管理するのが普通かな、と思います。
さて、たくさんのタスクがある状況で、マネージャーなら誰かに仕事を振るということになろうと思いますが、いちいち振ってたら非効率なので、基本タスクは組織全体で共有。そのタスクを誰がやるかは事前にある程度決めておいて、漏れが無いかマネージャーがチェックしていくということになろうかと思います。
そうやって、組織のタスクは全員で管理し、漏れがないようにする。
ほとんど仕事ってこれでまわるのですが、あまりにもタスクが多すぎたときに、次に困ることがあります。どの順番でやるか、です。各メンバーが思い付きでやっていたら、大事な仕事が後回しにされ、結果的にマネージャーが思うように仕事がはけていかないということが発生します。
さて、ここまでが前提です。教科書的に考えれば、各タスクごとに優先度と緊急度をつけて、重要な順番からやっていくことでしょう。
でも、私がやっている仕事の方法を見ると、そうはなっていないというのが率直な感想です。今気づいたので、記事に書いているところです。
私はマネージャーの立場なので、とにかくタスクを見える化するところまではすごく必死にやるんですが、どの順番でやるかについては優先度や緊急度みたいなものを数値化することはしていません。
何を基準とするか。「一番目の前から無くなったらスッキリすることから始める」です。心にもやもやしていて、すごくそのタスクが残っているとイヤなこと。それを数値化したら優先度や緊急度みたいな数字が出てくるのかもしれませんが、それにしてもその数字をイチイチ考えるのがすごくめんどくさい。そもそも付箋紙にタスクを書くのもめんどくさい。忙しいのに手間がかかることをやるのはダメ。そもそも、見える化したとして、次の日にその付箋紙が貼って合ってもはがさず、形骸化するとかえって無意味。
会社に来て、変えるときに「スッキリ」することが目標。スッキリしない障害は何かを常に頭が自律的に考えているようで、時間の経過でスッキリしてこないようだと、何かうまくいっていない、というような考え方を自分はしているようなのです。
なんて、アナログな。
世の中にはマルチタスクの方法を解説しているような記事がたくさんあり、読むたびに、なんでこんな面倒なことをやる必要があるんだろうと違和感ありまくりなのですが、じゃあ自分はどうやってるんだっけということを考えれば考えるほど、アナログなことをやっているようです。
仕組み化しようとすると、課題管理ツールやタスク管理ツールを駆使することになりますし、もちろん私も使っているのですが、それは組織が情報共有するところまでの話で、いざマルチタスクをこなすときに一番大事だと思うのは、この頭の中のモヤモヤセンサーなのです。
頭の中って複雑で、目の前のことをしながらも１割ぐらいは別のことを考えているようです。マルチタスクの状況で仕事をやっていると、もし目の前のことをやることより別のことを片付けたほうがいいタイミングがくると、このモヤモヤセンサーが暴れ出す。おいもっとやるべきことがあるんじゃないか？、って。
自分の手だけだとやれることが限られるので、そのたびごとにメンバーと相談し、「これほっとくとヤバい？」と議論します。同意が得られたら作業を組み替えてそっちをやってもらったり、自分でやったりします。
家に帰るときにスッキリするためにはどうすればいいか、と常に考え続けることが実はマルチタスクの根本じゃないかなぁと思うのです。
この、モヤモヤセンサーの仕組みまで、言語化できたらいいなあと思いつつ、この記事においてはこの概念についての紹介までといたします。
