orangeitems’s diary

40代ITエンジニアが毎日何か書くブログ

タスクと課題の違いとは？ 仕事のやり方で知っておくといいこと

仕事 わたし

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仕事のやり方の話

ふと思ったことなんですけれども。

自分がやらなければいけないこと、の管理の仕方には二種類あると思います。

 

・タスク管理・・・やらなければいけないことを管理する

・課題管理・・・解決しなければいけないことを管理する

 

どうも効率の悪い人を見ていると、この2種類がごちゃごちゃになっている気がするのです。

私はBacklogというプロジェクト管理ツールを好んで使っていますが、Chatworkにもタスク管理機能はあります。また、人によっては付箋紙を使ってやるべきことを書いてディスプレイに貼りつける人もいらっしゃるとか。

何しろ、何のツールを使ってもさばければいいとは思いますが、タスク管理と課題管理は厳密には違うのに、なんでもかんでも「タスク」化している人がおちいりやすい現象をご説明します。

 

タスクと課題は違うもの

タスクとは、プロセスの集まりでありその通りやっていけば終わる仕事ですね。タスクは人の確保さえ行えば時間の経過とともに完了します。そして軽いタスクから重いタスクまでいろいろな種類があります。

課題とは、プロセスではありません。「・・・が起きているが、想定外に時間がかかる。原因を調査したい。」「毎日実施するタスクAにおいて効率が悪い」というような例です。タスクと違ってどれぐらい時間がかかるのかは経験則は使えるものの答えはありません。

プロジェクト管理ツールを使ってうまくいかないケースがあるのが、このタスクと課題が分別されないときです。私の中だけで有名な理論なのでまとめておこうと思います。この２つをきちんと分けて管理するのが非常に重要であることを共有しておきたいです。

仕事を行う時に重要なルールの一つとして、「最優先事項を優先する」ことがあります。これについてはここで詳しく説明しませんが、7つの習慣にも出てくる話です。

 

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何が最優先かというときに、タスクと課題、確実に「タスク」を優先すべきかと思います。というのは、時間さえかければ確実に終わるからです。そして時間がかからないものから終わらせていくのが私の中の原則です。

タスクが軽かろうが重かろうが1件は1件なのです。そしてできるだけタスクを消化するのが生産性をあげる「コツ」です。もちろん例外事項はあります。しかし例外を言い出せばきりがありません。まずはすぐ終わるものに取り掛かり、減らすことが大事です。そしてきちんと「終わった」ことをマネージャーは確認することが大事です。終わってもないのに終わったという人もいるので、終わりの精度を高めること。そうやってやっていけばタスクの進捗について見通しが立てられます。そして、一日中タスクが積み上げられている場合はとりあえず課題は後回しです。そもそもタスクが一日の中で消化できないことが続く場合は、人員不足という「課題」をエントリーすべきでしょうね。

一方で、「今日は準備が整っていないのでできないタスク」というものもあります。これらは今日のところは一覧からフィルタリングして見えなくしておいてもいいと思います。ただプロジェクト全体のスケジュールの中で次に何が現れるかを把握する意味では、あっていいエントリーだとは思います。ただあんまり詳しく書きすぎても、タスクの内容は変わることはあるので、大まかに入れておいて後から精緻化すればいいのかなと思います。

 

さて、タスクは課題より優先すべし。では課題はどうすればいいのでしょうか。理想論を言えば課題はタスクを全部終わらせた後に、取り掛かればよいと思います。そして時間を決めて、その時間以降で解決しない場合は先送りにします。

ただし、課題の中でもタスクに影響を与えそうな重要なものについては、重点課題としてできるだけ「何をするか」に翻訳しタスク化していきます。ITの世界であればベンダーに問い合わせる。情報収集をする。など、具体的にしていくと課題からタスクが切り出せます。一度タスクにしてしまえれば、あとはタスク管理のなかで行っていけばいいということになります。

良くないマネージャーは、課題をそのままメンバーにぶん投げます。メンバーは一日中課題に取り組みます。取り組んで取り組んで残業したりします。一番私が恐れるのはこの状況です。課題をぶん投げると課題が解決するまでそれにメンバーが熱中してしまい、他のタスクがおろそかになります。前段でもお伝えしたように、課題よりタスクを優先すべきで、原則に明確に違反しているということになります。日々のタスクがおろそかになり、プロジェクトがまわらなくなる大きな原因、となります。当のメンバーは「私は課題を解決しようと奮闘しているのだ」となる場合もあり不毛な仕事場になってしまうのです。

 

まとめ

要約します。

・仕事には、「タスク」と「課題」の2種類がある。
・タスク管理とは、やらなければいけないことを管理すること。
・課題管理とは、解決しなければいけないことを管理すること。
・課題より、タスクの処理を優先すること。
・タスクは、早く終わるものを優先すること。
・タスクは、終わりをきちんと確認し、品質を担保すること。
・タスクが終わった後で課題に対応すること。
・課題は、課題のままメンバーに振ってはいけない。仕事をやっているフリをするには最適の状態となり現場がうまくいかなくなる。
・課題は、細分化してタスク化していく。タスクとなったらあとはやるのみ。

こんなふうにして、私は普段仕事をしています。

 

上手くいかないプロジェクトのBacklogを見たことがあるのですが、昔の課題が期限切れで放置され続けていたり、すぐやれば終わるタスクの期限が一か月後となっていていつまでもオープンされていたり。カオスでした。

基本ができていないと、どんなツールを使ったってうまくはいきません。

よろしければ参考にしてみてください。