orangeitems’s diary

クラウドで働くエンジニアの日々の感想です(ほぼ毎日更新)。

進捗会議も議事録も使わずプロジェクト管理をする方法

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会議なし、BackLogあり

私の仕事スタイルは独特で、極力、会議をしません。

仕事のほとんどを、BackLogという課題管理ツールで過ごしています。

 

backlog.com

 

お客様にはメールも電話もしないで、全部BackLogでお願いしますと言っています。

一つの課題につき一スレッド、というお約束をして、期限を決めてタスク管理します。

もう、これだけです。これをやればすべての仕事は期限通り、もしくはそれ以前に終わります。

 

議事録が大事か?

今日、議事録が大事、と言う記事を見まして・・。

 

headlines.yahoo.co.jp

4月。新卒社員を受け入れ、各所で新人研修が行われている。しかし、先輩が後輩に伝えるものが「一般論」なのか「ローカルルール」なのか「我流」なのかは見分けづらい。「我流&局所最適型」も多い。「議事録作成」はそうした指導の代表だ。というわけで、今回は「新人の議事録作成指導」について考えてみたい。

 

プロジェクトマネジメントの基本は議事録とのことですが・・。

私は、例え会議をしても、議事録を新人に取らせないし、私も取らないんですね。

 

まず基本的に、会議で要求事項が出てきても、わかりましたけどBackLogに起票してくださいとお願いします。

だって、言った言わないで揉めるじゃないですか。だから議事録を書くんでしょうけど、議事録上での言った言わないチェックをまたやらなければいけない。

無駄。

会議は、あくまでも共通認識を育て共感を得るために行います。

遠距離恋愛で、たまに会うみたいなものです。ずっと合わないでLINEや電話ばかりしてると、愛が薄まっていきますよね。

だから、会議、会議って「会う儀」なんです。会うことが大事。

会議で「こんなことを頼みますね。具体的にはBackLogに書きます。」これが正解です。

昔、あるお客様に、「BackLog先生」と呼ばれたことがあります。それぐらい徹底しています。議事録なんていらないんです。

本当に重要で必要なら、その場でノートパソコンで、BackLogに課題作成を自分で行っておけばいいくらいです。

 

新人に議事録作成は向いてない

あと、新人に議事録を取らせるのはダメです。

BackLogのスレを立てるのだって、新人にはやらせません。なぜかというと、わかっていないからです。わかっていないのに、課題を書けるわけがない。混乱して終いです。

すし職人で弟子入りしたら、3年酢飯も触れない、ずっと職人の仕事を後ろで見ている。私は新人にはそういう風に接していますが、3年もかからないです。わかったことを確認したら、わかったなりの仕事をお任せするようにしています。

例え議事録を書くとしても、結構いろんなことをわかってからじゃないと正確に書けないですし、正確に書けないなら議事録なんて書く意味ないと思います。

できないことをやらせたら自信を失うだけです。

 

そもそも会議によるプロジェクトマネジメントが嫌い

そもそも進捗会議が嫌いなんですよね。

BackLogだったら最新の進捗が見える化しているのに、なぜ会議参加者一人一人に進捗を聴いていって、時間を浪費させるのか・・。

A氏、B氏、C氏、D氏の4名がプロジェクトメンバーだとすると、仕事の種類は、

・A、B、C、D
・A+B、A+C、A+D、B+C、B+D、C+D
・A+B+C、A+B+D、B+C+D
・A+B+C+D

最大でこんな仕事の組み合わせができて、例えばBさんは、A+CとかC+Dには関係ないわけです。

しかも、議事録を書こうとすると、上記を並列に書くので、何をやるんだか全員で混乱するということになります。

私はこういう会議でいつもストレスをためていたので、イニシアティブを取った今はそもそも会議を消しています。BackLogで交通整理すれば、自分のタスクだけが見えるようになりますし、必要に応じて人のプロセスも確認できます。

 

BackLog管理は宇宙一厳しく

ということで、そこまでBackLogにすべてを委ねるので、BackLogでオープンしているスレッドは相当神経質に厳しく管理しています。動きがあったらメールを自動通知し、スマートフォンで通知するようにして迅速に対応します。期限越えなんてもってのほか。仕事放棄です。また、勝手に期限を延ばすのも無し。すべてがスマートに物事を進めれば、だんだんオープンしているスレッドが減り、最後は全て完了です。

そして、物事のプロセスが全部見える化し、検索ができるのでナレッジマネジメントにもなります。言った言わないも一切起きません。

メールも電話も会議も減り・・。私の生産性の源泉になっています。

もし、大小のプロジェクトマネジメントでお悩みであれば、BackLogを使ってみてください。素敵なツールです。

 

追記

具体的な利用方法を補足しました。

www.orangeitems.com