ツールが生産性を落とす説
Yahoo!トップに上がるような記事なのかなあ・・、というしっくりこない記事がありましたので記事にします。
同調査によると、アプリの過剰利用によって職場が混乱状態にあることについては世界中で不満が募っている。仕事のコミュニケーション量が膨大なことを課題と感じている従業員は70％で、集中力や仕事のリズム、最終的には生産性に大きな影響が出ていると同社は指摘している。
考察
現場によると思うが、企業で有償のツールを入れるのは結構ハードルがある。毎月固定で費用がかかるのと、セキュリティコンプライアンスの問題と、効果の問題をひとまとめにして稟議を上げて、それでレビューされ承認を受けて初めて使えるようになるからだ。
で、この記事を見るとまるでツールを複数使うのが悪いみたいな書かれようだが実際は全く違うと思う。むしろ、経営者がツールを認めないと現場がどうなるかというと、無償版でゲリラ的にツールを使い出す。最近はどんなツールも無償版でライトな利用を認めているし、なんとかそれを使って仕事を回すようになる。こういうITの使い方をシャドーITという。
経営者は、こういう記事を見て「そうかツールを導入するとかえって混乱が起きて、生産性が落ちるんだな。何か申請があっても導入は慎重にしよう」なんて思うかもしれないがそれは間違いであることを知っていてほしい。むしろ、従業員がツールを使いたいというならどのように使うかをきちんと把握したうえで、どのようなルールで使うかより積極的な方向でサポートする方に回ったほうがいいと思う。従業員がツールを使いたいときは、生産性を改善したいという動機があるはずで、これを経営者としては見逃してはいけないと思う。
そもそもツールなんだから、パイロット的に始めてみて良かれば全体に広げる、ダメならすぐ閉じるぐらいで柔軟に考えてほしいものだ。もちろん情シスが積極的に関与しコンプライアンスが保護されることは担保しないといけない。そうやって、業務に落とし込むべきだ。従業員がどのように仕事するかについては、従業員に自由に考えさせたほうがいいものができると思う。ただ無制限に自由を与えるのではなく、きちんとチェック機能をつけて整合性を取れれば良いと思う。
シャドーITは最悪だ。具体的な例でいうと、あるツールが全社的に流行していたのだがなんと無償版で仕事をしているらしい。無償版のせいで過去のログが検索できなかったり企業用のセキュリティがついていなかったりと、話を聞いているとかえって生産性を落とす結果となっていた。その件は私が会社にかけあって有償版を導入することに成功した。今や全社で欠かせないツールとなっている。従業員の誰もが有償版を入れたほうがいいと思っているのに、経営層に有償版を導入してほしいと依頼することに勇気がいる時点でその会社の成長スピードは劣化すると思う。
乱用で・・とか言ってないでどんどん試していくべきだと思う。
まとめ
結論とすると、従業員がツールが過剰と思うなら整理すればいいし、不足していると思えば追加すればいい。それぐらい柔軟な話にすべきだと思う。
雇用主は統合された1つのアプリを使用するよう取り組む必要がある
なんて助言は、勘弁してほしい。雇用主のために最大限の効果を産むように従業員は努力するのでせめてツールは従業員からの声を吸い上げて利用を最適化いただきたいと思う。
